Wyjeżdżając do pracy w Niemczech należy pamiętać o zabraniu ze sobą kilku dokumentów. Najważniejsze z nich to: dowód osobisty, aktualne zaświadczenie o niekaralności czy dokładnie wypełniony drukowanymi literami, kwestionariusz osobowy, udostępniony przez hrXP w procesie rekrutacji. 

Osoby będące w związkach małżeńskich i posiadające dzieci powinny również zabrać ze sobą europejski akt małżeństwa oraz europejski akt urodzenia dzieci (dokumenty te są niezbędne podczas meldunku pracownika, a także do ustalenia klasy podatkowej oraz ubiegania się o zasiłek rodzinny).

Osoby pracujące już wcześniej w Niemczech powinny zabrać ze sobą wszystkie dokumenty z tym związane (numer Sozialversicherung, Steuer ID, Versichertennummer oraz potwierdzenie ostatniego zameldowania w Niemczech). Ewentualny brak tych dokumentów może zastąpić wspomniany kwestionariusz.