Jede Stunde Arbeit in der Logistik und im operativen Geschäft ist wertvoll. Manager verbringen diese Zeit nicht nur mit der Koordination von Prozessen, sondern oft auch mit administrativen Aufgaben, Onboarding oder Onsite-Support. 360°-Entlastung ist ein Ansatz, der es ermöglicht, echte Arbeitsstunden zurückzugewinnen und sie in operative und strategische Werte umzuwandeln. Mit den richtigen Prozessen, technologischer Unterstützung und Outsourcing können Aufgaben vom Team übernommen werden, was zu messbaren Verbesserungen in Zeit und Qualität führt.
Warum die Rückgewinnung von Teamzeit entscheidend ist
In der Logistik und im E-Commerce zählen nicht nur Effizienz, sondern auch die Flexibilität des Teams. Häufig verbringen Manager Stunden mit Aufgaben, die keinen direkten Einfluss auf operative Ergebnisse haben. Entlastung ermöglicht es:
- das Team auf strategische und operative Aufgaben zu fokussieren,
- Informationschaos zu reduzieren,
- Motivation und Work-Life-Balance zu verbessern.
So berechnen Sie die zurückgewonnene Arbeitszeit
Die zurückgewonnene Zeit lässt sich einfach messen und berechnen, um den tatsächlichen Wert der Entlastung zu zeigen.
Formel:
Zurückgewonnene Zeit (Std./Monat) = Anzahl der Aufgaben × Durchschnittliche Bearbeitungszeit × Anzahl der Mitarbeiter
Beispiel für eine monatliche Kalkulation:
- Verwaltung: 10 Std./Monat × 3 Personen = 30 Std.
- Onboarding: 8 Std./Monat × 2 Personen = 16 Std.
- Transport: 12 Std./Monat × 2 Personen = 24 Std.
- Onsite-Support: 6 Std./Monat × 3 Personen = 18 Std.
- Compliance: 4 Std./Monat × 2 Personen = 8 Std.
Gesamte zurückgewonnene Zeit: 96 Stunden/Monat
Mit einer einfachen Excel-Tabelle lassen sich die Berechnungen auf Ihr Team anpassen und der reale Effekt sichtbar machen.
Quick Wins: Was Sie mit der zurückgewonnenen Zeit machen können
Zurückgewonnene Zeit sind nicht nur Zahlen, sondern vor allem konkrete Chancen für Manager und Team:
- Bessere Konzentration auf strategische Aufgaben
Statt administrative „Feuer zu löschen“, kann sich das Team auf operative Prozesse und Workflow-Optimierungen konzentrieren.
- Verbesserung der Kommunikation und Reduzierung von Informationschaos
Standardisierte Kanäle und Task-Management-Tools (z. B. Asana, Slack) verringern Wiederholungen und Desorganisation.
- Weniger Stress und höhere Motivation
Klare Prozesse, Automatisierung und Delegation von Aufgaben fördern die Work-Life-Balance und steigern die Team-Moral.
Häufige Fehler bei der Einführung von Entlastung
Bei der Einführung entlastender Prozesse sollten folgende Fehler vermieden werden:
- Überschätzung der Automatisierungseffekte – Nicht alle Aufgaben lassen sich vereinfachen, ohne die Qualität zu beeinträchtigen.
- Mangelnde Kommunikation – Änderungen erfordern eine klare Erklärung der Vorteile und einen offenen Kommunikationskanal.
- Unpassende Tools – Falsche Systeme oder fehlendes Engagement des Teams können den Effekt der Entlastung zunichtemachen.
- Keine Unterstützung durch das Management – Ohne aktive Unterstützung der Führungskräfte ist die Umsetzung erschwert.
- Unzureichende Vorbereitung des Teams – Fehlende Schulungen und Unterstützung bei der Einführung neuer Prozesse verringern die Effektivität.
Wie Sie Ihr Team auf Veränderungen vorbereiten
Um Mitarbeiter effektiv auf geplante Veränderungen vorzubereiten, sollten Sie:
- eine offene und wiederholte Kommunikation über Ziele und Vorteile der Entlastung führen,
- Teamleiter in den Prozess einbeziehen, um die Anpassung zu unterstützen,
- Schulungen zu neuen Tools und Verfahren anbieten,
- eine Kultur des Vertrauens und der Offenheit fördern,
- die Umsetzung überwachen und kontinuierlich anpassen.
Psychologische und organisatorische Vorteile zurückgewonnener Zeit
Eine effektive Entlastung bietet zahlreiche Vorteile, darunter:
- Reduzierung von Burnout – weniger Überlastung und bessere Arbeitsorganisation,
- Bessere Teamatmosphäre – weniger überlastete Personen, weniger Konflikte,
- Höheres Engagement der Mitarbeiter – Zeit für Entwicklungs- und strategische Aufgaben,
- Verbesserung der Work-Life-Balance – echte Zeitrückgewinnung ermöglicht ein besseres Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben.
Technologische Tools zur Unterstützung der Entlastung
Bei der Einführung von Teamentlastung lohnt sich der Einsatz von Tools, die die geplanten Maßnahmen unterstützen:
- Automatisierung von Verwaltung und Backoffice – ERP-Systeme, automatische Rechnungsstellung, Dokumentenmanagement,
- Onboarding-Plattformen – z. B. Factorial, BambooHR,
- Transportmanagement-Systeme (TMS) – z. B. Transporeon, Oracle TMS,
- Onsite-Support-Tools – Ticket-Systeme und Tools für schnelle Reaktionen vor Ort,
Schulungen und Implementierungen – Schlüssel für eine effektive Anpassung an Tools und Prozesse.
Gewinne Stunden für dein Team zurück.
FAQ – Häufig gestellte Fragen
Welche Aufgaben sollten am besten an externe Firmen ausgelagert werden?
Wiederkehrende und zeitintensive Aufgaben, die keine operative Expertise im Tagesgeschäft erfordern, z. B. Dokumentenmanagement, Reporting oder Basis-IT-Support.
Wie viele Arbeitsstunden kann man realistisch pro Monat zurückgewinnen?
Abhängig von Teamgröße und Aufgabenbereich zwischen mehreren Dutzend bis zu Hunderten Stunden. Berechnungen sollten auf realen Teamdaten basieren.
Bedeutet Automatisierung das Ende der Managerrolle?
Nein. Automatisierung und externe Unterstützung ermöglichen es Managern, sich auf strategische Aufgaben und die Teamentwicklung zu konzentrieren, statt auf tägliche operative Aufgaben.
Wie vermeidet man Widerstand im Team bei der Einführung von Entlastung?
Schlüssel ist Kommunikation, Schulungen und aktive Unterstützung durch Führungskräfte. Wichtig ist auch, den realen Nutzen für Mitarbeiter und Manager aufzuzeigen.Funktioniert 360°-Entlastung in jeder operativen Abteilung?
Ja, allerdings sollten Umfang und Tools an die Abteilung angepasst werden. Die besten Ergebnisse erzielt man dort, wo wiederkehrende und zeitintensive Aufgaben anfallen.