Produktivitätssteigerung um 37% und Teamoptimierung um 45%

Mehr Effizienz statt mehr Personal: Wie wir die Leistung in einem E-Commerce-Logistikzentrum optimiert haben.

Über den Kunden

Unser Kunde ist ein Unternehmen aus der Fulfilment-Branche, das sich auf die logistische Abwicklung für den E-Commerce-Sektor spezialisiert hat. Im Rahmen eines neuen Vertrags mit einem Partner aus der Modebranche stand der Kunde vor der Aufgabe, dessen Betrieb in einem Logistikzentrum in Niedersachsen zu übernehmen und zu organisieren. Das Hauptgeschäftsziel war das Erreichen der angestrebten Projektrentabilität durch systematische Produktivitätssteigerung und Personaloptimierung.

Die Herausforderung:

• Fehlende koordinative Unterstützung: Aufgrund des früheren Abschlusses eines Projekts auf Kundenseite wurde das Team der Koordinatoren und Multiplikatoren von HR XPERIENCE – wie vereinbart – aus dem Betrieb abgezogen. Zum Start des neuen Projekts standen daher keine Koordinationsressourcen mit Erfahrung an diesem Standort zur Verfügung, was die Möglichkeit einer sofortigen Umsetzung des vollständigen Betriebsmodells zunächst einschränkte.
• Intensiver Projektstart: Innerhalb von nur drei Wochen haben wir den gesamten Ramp-up-Prozess realisiert – von der Rekrutierung und Unterbringung bis zur Einstellung und operativen Einarbeitung von 127 Mitarbeitern. Dies ermöglichte es unserem Kunden, die Logistik des neuen Auftraggebers trotz sehr begrenzter Zeit für das Onboarding reibungslos vom vorherigen Fulfilment-Betreiber zu übernehmen.
• Management unter fehlenden Strukturen: Die Einarbeitung von 127 Mitarbeitern fand in einem Umfeld ohne bestehende Koordinationsstrukturen statt. Parallel dazu musste schnell ein operatives Team von Grund auf aufgebaut werden, das Koordinatoren und Personen zur Unterstützung der Mitarbeitereinarbeitung vor Ort umfasste.
• Mangel an Personal der mittleren Führungsebene: Das Zwei-Schicht-System mit Schwerpunkt auf Kommissionierung und Qualitätskontrolle erforderte den Einsatz zusätzlicher Personen für die Koordination, Prozessüberwachung und Schulung neuer Mitarbeiter. Das Fehlen von Schichtleitern und Qualitätsspezialisten erhöhte den operativen Druck in der ersten Projektphase.
• Produktivitätsdruck: Von Beginn des Projekts an mussten hohe Effizienzerwartungen mit der gleichzeitigen Unterstützung der Mitarbeiter in der Einarbeitungsphase in Einklang gebracht werden. Die Maßnahmen des HR XPERIENCE-Teams waren darauf ausgerichtet, die angestrebten Ergebnisse schrittweise zu erreichen und gleichzeitig die Rentabilität des Projekts auf Kundenseite zu wahren.

Ziel der Zusammenarbeit:

• Bereitstellung von Personal für die Einführung einer neuen Marke – reibungslose Übernahme der Logistikoperationen durch den Kunden vom vorherigen Fulfilment-Betreiber, ohne Lieferverzögerungen und ohne Qualitätskompromisse.
• Aufbau eines starken mittleren Managements – effektive Leitung der neuen Abteilung und fehlerfreie Kommunikation mit dem Kunden auf allen Organisationsebenen.
• Stabilisierung und Steigerung der Produktivität – durch laufende Überwachung der Effizienz und aktives Management des Teams.
• Optimierung des Schichtsystems – präzise Anpassung der Dienstpläne an die tatsächliche Arbeitsbelastung, Beseitigung von Überstunden und maximale Nutzung der verfügbaren Ressourcen.
• Umfassende Mitarbeiterbetreuung – durch die Bereitstellung von logistischer (Transport, Unterkunft) und administrativer (Verträge, Dokumentation, Onboarding) Unterstützung.

Die Lösung:

Schnelle und effektive Rekrutierung:

Innerhalb von 3 Wochen wurden 127 Lagermitarbeiter rekrutiert und eingearbeitet. Der Erfolg des Ramp-ups war dank der Kombination von kurz- und langfristigen Maßnahmen möglich, die die Attraktivität des Angebots real erhöhten:

• Kostenlose Unterkunft für Mitarbeiter für 5 Monate (August–Dezember),
• Anhebung des Basislohns um 0,50 EUR/h,
• Angepasstes Werbebudget (Google & Facebook Ads) und kreative Social-Media-Kampagnen – einschließlich Live-Streams – was zu einer größeren Reichweite und einer höheren Konversion führte.

Effektives Personalmanagement:

Es wurde ein optimiertes Betriebsmodell mit zweisprachigen Koordinatoren von HR XPERIENCE und geschultem Personal eingeführt, was eine effektive Arbeit auch bei begrenzten Deutschkenntnissen ermöglichte – unter Einsatz von Übersetzungsprogrammen und KI-Tools. Die operative Struktur vor Ort umfasste:

• 4 Teamleiter (DE + PL),
• 1 Projektkoordinator,
• 1 operativen Manager. Das Team war u. a. für die tägliche Unterstützung der Mitarbeiter, den laufenden Kontakt mit den Abteilungsleitern, die Organisation des Transports sowie die Hilfe bei behördlichen und sozialen Angelegenheiten zuständig.

Steigerung und Stabilisierung der Produktivität:

Es wurde ein Set bewährter Instrumente für die Teamarbeit eingeführt, darunter:

• Schriftliche Zielvereinbarungen,
• Feedback- und Motivationsgespräche,
• Training „on the job“,
• Peer Coaching und der Austausch von Best Practices.

Logistische Unterstützung:

Es wurden 19 Wohnungen in der Nähe des Arbeitsplatzes bereitgestellt, ein organisierter Transport zum Lager sowie Hilfe bei behördlichen Formalitäten und sozialer Integration sichergestellt.

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Ergebnis der Zusammenarbeit:

Das Ziel des Projekts war es, volle Leistungsfähigkeit und Rentabilität in der neuen Logistikoperation zu erreichen. In nur 9 Monaten haben wir dieses Ziel verwirklicht, indem wir ein komplettes Betriebsmodell implementiert haben, das auf effektivem Personalmanagement basiert. Unsere Unterstützung führte zu messbaren Vorteilen in allen Schlüsselbereichen – von der Rekrutierung bis zur Zufriedenheit des Endkunden.

• Rekrutierung: Die Rekrutierungsmaßnahmen wurden parallel in vielen Kanälen gestartet – Social Media, Google Ads und thematischen Gruppen – und präzise auf die Besonderheiten des Projekts zugeschnitten. Der Auswahlprozess wurde vereinfacht und an die betrieblichen Gegebenheiten angepasst, was zu einer Effektivitätssteigerung von 43,5 % führte. Die Kampagne wurde auf Regionen mit hoher Kandidatenverfügbarkeit ausgerichtet, und die Marketingmaßnahmen wurden mit einem vereinfachten Kontakt- und Qualifikationsmodell verknüpft. Der gesamte Prozess – von der Veröffentlichung der Anzeige bis zur Vertragsunterzeichnung – wurde verkürzt, was eine schnelle Reaktion auf den schwankenden Bedarf ermöglichte.
• Produktivitätssteigerung: In allen Schlüsselbereichen – Retouren, Sortierung, VAS-Verpackung und Kartonverpackung – verzeichneten wir innerhalb von nur 9 Monaten einen deutlichen Leistungsanstieg:
  • In der Retourenabteilung stieg die Norm um 15,7 % und der Teamdurchschnitt um 31 %.
  • In der Abteilung für Kartonverpackung stieg die Norm um 23,5 % und die Teamleistung um ganze 37 %.
• Optimale Ressourcennutzung: Mit steigender betrieblicher Effizienz war es möglich, die Anzahl der Mitarbeiter schrittweise an den tatsächlichen Bedarf anzupassen – ohne Auswirkungen auf Qualität und Termintreue. Das Team wurde bei gleichbleibendem Arbeitsvolumen stufenweise reduziert:
  • August (Start): 127 Mitarbeiter,
  • November: 90 Mitarbeiter,
  • März: weitere Reduzierung auf 69 Personen. Diese Optimierung wurde durch gezielte Entwicklungsmaßnahmen am Arbeitsplatz ermöglicht: tägliche Unterstützung durch Leader und Multiplikatoren, Training „on the job“ sowie zyklische Effizienzgespräche mit Zielsetzung. Dadurch erzielte ein kleineres Team höhere Stundenleistungen, was zu messbaren Betriebskosteneinsparungen auf Kundenseite führte.
• Operative Stabilität und Teamzufriedenheit: Über den gesamten Projektzeitraum wurde eine niedrige Fluktuationsrate (8,2 %) sowie ein sehr niedriger Krankenstand (1,2 %) aufrechterhalten. Dies ist das Ergebnis der bereitgestellten logistischen Unterstützung (Transport, Unterkunft) und der täglichen operativen Betreuung. Die ständige Anwesenheit der Leader vor Ort, die schnelle Reaktion auf gemeldete Bedürfnisse und die Sorge um eine gute Arbeitsatmosphäre führten zu hohem Engagement und Stabilität im Team.
• Positive Bewertung des Endkunden und weitere Zusammenarbeit: Der neue Auftraggeber des Kunden bewertete die Qualität der Operationen, die Termintreue und die Stabilität des Teams positiv. Das Ergebnis dieser Bewertung war die Erweiterung des Zusammenarbeitumfangs um zusätzliche Prozesse und die Beibehaltung des Betriebsmodells auf lange Sicht.

Zusammenfassung:

Als Antwort auf die dynamischen Bedürfnisse eines der größten deutschen E-Commerce-Unternehmen hat HR XPERIENCE in Rekordzeit ein komplettes operatives Team aufgebaut – und dabei nicht nur im Bereich Rekrutierung, sondern auch bei Logistik, Onboarding und täglichem Personalmanagement unterstützt. Das Ergebnis war die Entlastung des Kunden, die Aufrechterhaltung der Betriebskontinuität sowie eine deutliche Ergebnisverbesserung.

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