Inbetriebnahme des neuen Logistikzentrums ohne jegliche Eskalationen.

Fallstudie: Ramp-up ohne Kompromisse – 800 % Mitarbeiterwachstum und reibungsloser Start eines neuen Logistikzentrums

Über den Kunden

Eine der führenden europäischen Lifestyle-Modemarken, die seit über einem halben Jahrhundert auf dem Markt präsent ist. Das Unternehmen arbeitet nach dem Omnichannel-Modell und kombiniert ein eigenes Netz von Filialen und Partner-Verkaufsflächen mit einer stark wachsenden E-Commerce-Plattform, wodurch es in mehreren Dutzend Ländern Umsätze erzielt. Sein modernes Vertriebszentrum in Süddeutschland wickelt sowohl Online-Sendungen als auch Retouren ab, und die globale Lieferkette ermöglicht es, jährlich zig Millionen Kleidungsstücke und Accessoires auf den Markt zu bringen.

Herausforderungen:

• Vom operativen Einsatz zur strategischen Partnerschaft: Bereits zwei Jahre vor dem Start des neuen Logistikzentrums in Bayern schlugen wir dem Kunden ein sechsmonatiges Pilotprojekt in seinem bisherigen Lager vor. Dies sollte ihm ermöglichen, uns als potenziellen strategischen Partner zu bewerten und gleichzeitig seine Prozesse besser kennenzulernen. Während dieser Testphase stellten wir ein Team von durchschnittlich 20 Mitarbeitern. Die positive Bewertung unserer Arbeit führte zur Entscheidung, uns als Partner für das neue Projekt zu wählen.
• Zentralisierung der Logistik: Das neue Zentrum sollte das bisherige Lager ersetzen und Prozesse übernehmen, die bisher von externen Betreibern durchgeführt wurden. Dies bedeutete einen erheblichen Anstieg des Volumens und die Notwendigkeit, das Team schnell zu vergrößern.
• Betriebsbereitschaft ab dem ersten Tag: Der Kunde forderte volle Betriebsbereitschaft ab Tag eins – ohne Personalengpässe, Einführungsfehler oder Fluktuation, die die Auftragsabwicklung und das Serviceniveau gefährden könnten.
• Erwartung vollständiger Autonomie: Wir sollten nicht nur Mitarbeiter bereitstellen, sondern auch das Onboarding, die Planung, die Unterbringung und alle Formalitäten übernehmen – ohne das Team des Kunden zu involvieren.

Ziel der Zusammenarbeit:

• Schnelle Personalskalierung: Steigerung der Beschäftigung von ca. 20 Zeitarbeitnehmern (im vorherigen Lager) auf über 180 Personen innerhalb weniger Wochen – ein Wachstum von über 800 %, ohne negative Auswirkungen auf die Qualität der Einarbeitung und die operative Leistung.
• Reibungslose Einführung in die neue Logistikumgebung: Ein effektives Onboarding, das es ermöglichte, die Zielleistung innerhalb der ersten 15 Arbeitstage zu erreichen – trotz der Verlagerung des Betriebs an einen neuen Standort, der Einführung neuer Verfahren und dem Aufbau eines neuen Teams.
• Übernahme der vollständigen operativen Koordination: Management aller Personal- und Logistikprozesse: Unterbringung für 100 % der Mitarbeiter, täglicher Mitarbeitertransport, Schichtplanung, Abwicklung von Anmeldungen, Bankkonten, Dokumenten – alles ohne Einbeziehung der HR-Abteilung des Kunden.
• Aufrechterhaltung der Personalstabilität: Fluktuation und Fehlzeiten unter 10 % pro Monat halten, um eine ununterbrochene Auftragsabwicklung zu gewährleisten und das Risiko kostspieliger Ausfallzeiten selbst in der Hochsaison zu eliminieren.
• Bestätigung der Bereitschaft zur weiteren Zusammenarbeit: Ergebnisse liefern, die den Kunden in seiner Entscheidung bestärken, HR XPERIENCE als strategischen HR-Partner in der Region zu wählen und eine weitere Ausweitung der Zusammenarbeit ermöglichen.

Lösungen:

• Proaktive Planung und schnelle Mobilisierung: Dank frühzeitigem Einblick in den Verlagerungszeitplan planten wir den Ramp-up mehrere Wochen im Voraus und bauten innerhalb weniger Wochen ein Team von über 180 Mitarbeitern aus Rumänien auf (+800 % im Vergleich zum vorherigen Projekt). Die Kandidaten-Pipeline sicherten wir durch Direct Sourcing und Online-Kampagnen, was die Rekrutierung ohne Qualitätseinbußen beschleunigte.
• Ergebnisorientiertes Einführungsmodell: Wir entwickelten einen intensiven Onboarding-Plan vor Ort, der Schulungen am Arbeitsplatz, Arbeitssicherheitsschulungen, eine Einführung in die Kundenprozesse sowie Produktivitätstests umfasste. Die durchschnittliche Zeit bis zur vollen Einsatzbereitschaft betrug 15 Arbeitstage. Der Prozess wurde von Koordinatoren von HR XPERIENCE unterstützt, die täglich im Logistikzentrum anwesend waren.
• An die Projektgröße angepasste operative Struktur: Wir implementierten ein vollständiges Team vor Ort:
  • 2 Projektkoordinatoren (PKL),
  • 3 Team Leader,
  • 1 Supervisor. Das Team war für die Arbeitsplanung, Anwesenheit, Motivation, das Onboarding, den Kundenkontakt und die Unterstützung der Mitarbeiter auf allen Ebenen verantwortlich.
• Umfassende Organisation von Unterkunft und Logistik: Wir sicherten Unterkünfte für 100 % der Mitarbeiter, die unseren Standards entsprachen (u. a. max. 2 Personen/Zimmer). Wir organisierten den täglichen Mitarbeitertransport, was die Mobilisierung der Mitarbeiter in den Früh- und Spätschichten beschleunigte.
• Ständige operative Präsenz und minimales Engagement des Kunden: HR XPERIENCE übernahm die vollständige administrative Abwicklung: Anmeldungen, Bankkonten, Steuernummern, Versicherungen, Hilfe bei der Vereinbarung von Arztterminen, Dolmetscherunterstützung. Der Kunde musste seine eigenen HR- oder operativen Strukturen nicht einbeziehen.

Planen Sie einen großen Ramp-up und suchen einen voll verantwortlichen Partner?

Unser bewährtes Modell, das den Erfolg in diesem Projekt sicherte, garantiert vorhersehbare Ergebnisse und volle Kontrolle auch in Ihrem Umfeld.

Lassen Sie uns über Ihr Projekt sprechen

Ergebnis der Zusammenarbeit:

• 184 Mitarbeiter in 7 Wochen geliefert: Der Ramp-up wurde termingerecht umgesetzt. Jede Phase – Rekrutierung, Relocation, Onboarding – wurde ohne Verzögerungen durchgeführt. Die durchschnittliche Zeit von der Vertragsunterzeichnung mit einem Mitarbeiter bis zu seinem ersten Arbeitstag betrug 7 Tage.
• Über 90 % der neuen Mitarbeiter erreichten die volle Leistung innerhalb von 15 Arbeitstagen: Dank des ausgefeilten Einarbeitungsprozesses erreichten die meisten Teammitglieder die operativen Ziele bereits nach zwei Arbeitswochen.
• Tägliche Anwesenheitsquote: 96 % | Monatliche Fluktuation: < 8 %: Eine hohe Anwesenheit und niedrige Fluktuation bestätigen die Wirksamkeit der Kandidatenauswahl und der Arbeit der Koordinatoren vor Ort (Daten aus dem Zeiterfassungs- und Lohnabrechnungssystem, gesamter Ramp-up-Zeitraum).
• 100 % der Mitarbeiter mit Unterkunft und voller logistischer Unterstützung durch HR XPERIENCE:
  • 12 Wohnstandorte,
  • 19 geplante Routen für Busse und 7-Sitzer-Fahrzeuge jeden Tag,
  • 0 Fälle von Abwesenheit aufgrund fehlenden Transports.
• Über 700 administrative Angelegenheiten vom HR XPERIENCE-Team übernommen: Anmeldungen, Bankkonten, Steuernummern, Arztbesuche, Dolmetscherunterstützung – alles ohne Einbeziehung der Kundenabteilungen abgewickelt.
• 0 operative Eskalationen seitens des Kunden während des gesamten Ramp-ups: Dank der täglichen Anwesenheit des Teams vor Ort und der Analyse operativer Daten war das Projekt vollständig stabil und unter Kontrolle.
• HR XPERIENCE als führender Partner im Projekt – Zusammenarbeit auf unbestimmte Zeit verlängert: Nach Abschluss des Ramp-ups entschied sich der Kunde, die Zusammenarbeit mit HR XPERIENCE als einem von zwei „preferred partners“ fortzusetzen, wobei wir zum führenden Partner wurden, der für die größte Anzahl von Mitarbeitern verantwortlich ist.

Zusammenfassung:

Dank präziser Vorbereitung und operativer Flexibilität führte HR XPERIENCE einen groß angelegten Personal-Ramp-up durch und sicherte dem Kunden die volle Betriebskontinuität in einer entscheidenden Phase der Logistikentwicklung. Innerhalb weniger Wochen steigerten wir die Beschäftigung um über 800 %, erreichten alle Effizienzkennzahlen und übernahmen die umfassende Verantwortung für die gesamte Prozesskette – von der Rekrutierung und Unterbringung bis zur täglichen Schichtkoordination.

Die hohe Qualität der Umsetzung führte dazu, dass wir zum führenden HR-Partner des Projekts gewählt wurden, mit einer Fortsetzung der Zusammenarbeit auf unbestimmte Zeit.

Steht Ihr Unternehmen vor personellen Herausforderungen?

Entdecken Sie, wie die flexiblen Lösungen von HR XPERIENCE Ihnen Stabilität sichern und Kosten senken.

Vereinbaren Sie ein Gespräch mit unserem Team