Sicherstellung der Vollbesetzung und Reduzierung der Überstunden um 80%

Wie wir in 10 Tagen ein 75-köpfiges Lagerteam aufgebaut und Überstunden in der Hochsaison eliminiert haben – eine Erfolgsgeschichte der Zusammenarbeit zwischen HR XPERIENCE und einem Kunden aus der E-Commerce-Branche

Über den Kunden

Der Kunde ist eines der bekanntesten deutschen Unternehmen aus der Fashion-E-Commerce-Branche, das nach dem Omnichannel-Modell verkauft – sowohl über eine Online-Plattform als auch über ein Netz exklusiver Kaufhäuser. Er operiert von einem modernen Logistikzentrum in Sachsen aus, von dem aus Online-Bestellungen abgewickelt und Retouren bearbeitet werden. Aufgrund des dynamischen Volumenwachstums in der Sommer- und Wintersaison suchte der Kunde einen bewährten Partner, der nicht nur die erforderliche Personalstärke sicherstellt, sondern auch das interne Team entlastet und die operative Qualität garantiert.

Die Herausforderung:

• Saisonale Auftragsspitzen – insbesondere in den Sommer- und Weihnachtsmonaten – belasteten das Stammpersonal erheblich.
• Die Notwendigkeit, schnell ein Team von ca. 75 Zeitarbeitnehmern im Schichtsystem mit einer kurzen Einarbeitungszeit aufzubauen.
• Schwierigkeiten bei der Unterbringung einer so großen Anzahl von Personen in einer Region mit begrenzter Verfügbarkeit von Wohnungen, die den Standards entsprechen.
• Die Notwendigkeit, ein flexibles Personalmanagement zu gewährleisten, um die Teamzusammensetzung täglich an das schwankende Arbeitsvolumen anzupassen (insbesondere in den Abteilungen Versand und Retouren).

Ziel der Zusammenarbeit:

• Aufbau eines Teams von bis zu 75 Personen innerhalb von 10 Arbeitstagen.
• Entlastung des Stammpersonals – Reduzierung von Überstunden und operativem Druck in kritischen Perioden.
• Übernahme der vollen Verantwortung für Onboarding, Transport, Unterkunft und Mitarbeiterbetreuung – ohne zusätzliche Belastung der Abteilungen des Kunden.
• Möglichkeit, dank flexibler Planung schnell auf Volumenänderungen zu reagieren.

Die Lösung:

Gemischtes Rekrutierungsmodell mit Schwerpunkt auf Social-Media-Kanälen

Wir verfolgten einen hybriden Ansatz: Ein Teil der Kandidaten wurde im Push-Modus aus unserer aktiven Bewerberdatenbank gewonnen, während die meisten Bewerbungen aus Kampagnen in den sozialen Medien stammten. Dadurch konnten wir die Kandidaten in kurzer Zeit erreichen und den Kern des Teams vor dem operativen Start aufbauen.

Beschleunigtes Onboarding-Modell in 3 Tagen

Vor Ort haben wir ein intensives Onboarding-Programm implementiert, das Schulungen am Arbeitsplatz, Arbeitssicherheitsschulungen (ASiG), Produktivitätstests sowie Unterstützung bei der Eingewöhnung in das Arbeitsumfeld umfasste. Das Onboarding wurde von unseren Koordinatoren im Schichtsystem durchgeführt. Die meisten Mitarbeiter waren bereits ab dem vierten Tag nach ihrer Ankunft einsatzbereit.

Bewährte Koordinationsstruktur mit klarer Rollenverteilung

Im Projekt haben wir unser Standard-Betriebsmodell implementiert:

• Team Leader (TL) – tägliche Anwesenheit in der Halle, operative Kontrolle, erste Kontaktlinie.
• Projektkoordinator (PKL) – verantwortlich für Planung, Reporting, KPIs und den Kontakt mit dem Kunden. Dieses Modell ermöglichte es, die Eskalationen an die operative Abteilung des Kunden um über 90 % zu reduzieren.

Personalmanagement und umfassende logistische Unterstützung

Wir sicherten 75 Unterkünfte, die unserem Standard entsprachen (max. 2 Personen pro Zimmer, Arbeitsweg unter 30 Minuten). Für einen Teil des Teams organisierten wir den täglichen Transport mit Kleinbussen, was die volle Mobilität der Mitarbeiter und die Pünktlichkeit der Schichten sicherstellte, unabhängig von der Verfügbarkeit privater Fahrzeuge. Zusätzlich stellten wir eine umfassende administrative und operative Unterstützung sicher:

• Inspektion und Übergabe der Wohnungen,
• Hilfe bei Anmeldungen, Eröffnung von Bankkonten, Beantragung von Sozialleistungen,
• Vereinbarung von Arztterminen mit Dolmetscherunterstützung,
• Organisation von Fahrgemeinschaften und Koordination der Schichten,
• regelmäßige Treffen mit den Lagerleitern zur Überwachung der Effizienz und zur schnellen Reaktion auf betriebliche Anforderungen.

Dynamische Personalplanung Das Team wurde in Module unterteilt, was eine flexible Anpassung der Personalstärke an den tatsächlichen betrieblichen Bedarf ermöglichte (z. B. höheres Retourenaufkommen an Freitagen und Montagen). Tägliche Anpassung der Teamzusammensetzung, ohne neue Mitarbeiter anfordern zu müssen.

Fragen Sie sich, ob ein solches Modell auch in Ihrem Lager funktionieren würde?

Wir zeigen Ihnen, wie wir in nur wenigen Tagen ein komplettes Team bereitstellen können – mit Unterkunft, Transport und voller operativer Unterstützung.

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Ergebnis der Zusammenarbeit:

In nur 10 Arbeitstagen haben wir ein voll funktionsfähiges Team von 75 Mitarbeitern aufgebaut, das bereit war, im Schichtsystem zu arbeiten. Dank effizienter Rekrutierung, Logistik und Koordination waren die ersten Ergebnisse bereits in der ersten Betriebswoche sichtbar – ohne Ausfallzeiten, ohne Überstunden und ohne Eskalationen.

• Über 90 % der Stellen wurden vor Beginn der operativen Tätigkeiten besetzt – der Rest innerhalb der folgenden Tage.
• Reduzierung der Überstunden in den Abteilungen Versand und Retouren um über 80 % – laut Angaben des Kunden.
• Sichtbare Verbesserung der Moral im Stammpersonal – die Mitarbeiter arbeiteten seltener samstags, was zu einer geringeren Fluktuation führte.
• Keine operativen Vorfälle, die ein Eingreifen des Kunden erforderten – dank der ständigen Anwesenheit unserer Koordinatoren.
• Einhaltung des Schichtplans und hohe Anwesenheitsquote – ermöglichte die vollständige Abwicklung der Bestellungen ohne Störungen.
• Positives Feedback von den operativen Abteilungen und der Personalabteilung – laut internen Berichten des Kunden wurde eine Produktivitätssteigerung von über 15 % und eine verbesserte Qualität der Aufgabenerfüllung verzeichnet.
• Verlängerung der Zusammenarbeit für die folgenden Saisons – als Beweis für Effektivität und Vertrauen.

Zusammenfassung:

Als Antwort auf die dynamischen Bedürfnisse eines der größten deutschen E-Commerce-Unternehmen hat HR XPERIENCE in Rekordzeit ein komplettes operatives Team aufgebaut – und dabei nicht nur im Bereich Rekrutierung, sondern auch bei Logistik, Onboarding und täglichem Personalmanagement unterstützt. Das Ergebnis war die Entlastung des Kunden, die Aufrechterhaltung der Betriebskontinuität und eine deutliche Ergebnisverbesserung. Wenn auch Ihr Unternehmen mit saisonalen Spitzen oder personellen Herausforderungen in der Logistik und im E-Commerce zu kämpfen hat – lassen Sie uns sprechen. Wir prüfen, ob unser Modell auch Ihnen helfen kann.

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